出張時の交通費清算について

先日、大阪まで一泊二日で出張に行ってきました。今は、出張命令を受け、出張先などの情報や宿泊場所の希望を、旅費システムに入れると、契約している旅行会社がチケットやホテルの手配をしてくれます。出張旅費については、交通費と宿泊費、それに日当から構成されますが、以前はチケットは自腹で購入しておいて、交通費清算の形をとっていましたが、今のシステムでは後から支給されていた旅費で清算するのではなく、チケット等の支給など手配をやってしまうことにより、ほぼ清算することがなくなりました。交通費については、例えば大阪までですと、新幹線が到着する新大阪駅までの交通費はでますが、大阪市内での移動に使う地下鉄や電車の料金は、日当の中からまかなわないといけません。食事代も日当から払わないといけませんし、職場にお土産を買っていかないといけないので、最終的には出張は赤字になります。


私の職場での交通費清算の仕事について

私の勤務している国際交流協会では、外国人のために日本語教室を開いています。教室では協会会員であるボランティアが日本語を外国人に教えています。一人のボランティアが一人の外国人を一週間に一回マンツーマンで指導しています。ボランティアはバスや電車などの交通機関を使って来る人もいるので、その方たちにはかかった交通費の申請をしていただいています。そこで3ヶ月に一度自宅から教室に来た時にかかったお金をまとめてボランティアに現金で支払います。現金を支払う際には銀行であらかじめ細いお金も準備しなければならないので、お金を渡すために封筒に入れる時は間違わないように神経をつかいます。交通費清算は申請書にボランティアが記入した額で決まります。特に調査をすることなく自己申告により金額が決まるのです。最近は経費削減に協力していただく方もいて自転車や歩きで教室来てるという人も多くなりました。


交通費清算業務の実態について

会社員で営業の仕事についている方や土木・建築関係のお仕事をされる方など外での移動が多い仕事についている方にとって交通費清算は必要な業務の一つであると思いますが、経費清算業務を面倒と感じている方は多く見受けられるようです。なぜなら、経費削減でペーパーレス化が強くいわれる中で、交通費の経費精算業務については、紙ベースでの処理が主流であるからだそうです。近頃ではICカードを使用した移動が主流になっていることから、経費精算業務についても、ICカードのデータを利用したり、会社からスマートフォンが支給されている場合では、スマートフォンのアプリを使って清算が行えるシステムを利用すれば、業務の軽減や経費削減ができ、なおかつ正確な会計データを作成することにつながるため、どの会社でもデータを利用した清算業務が行われる日が早く実現してほしいと思います。

そんなことを思っていたら、経理がやっと重い腰を上げるみたいです。どうやら経理がしれっと営業の交通費申請の実態を調査したらしく、実際に行っていない区間を水増しして請求する不正請求が相当額あったみたいです。どうやら交通費精算ツールのネクストICカードというのを導入するようですが、ICカードのデータを読み込むために、不正ができないようになっているみたいです。
まぁ、私は不正請求なんて小銭稼ぎをして、リスクを負うようなつまんない真似しないですので、毎月の煩雑な交通費申請作業がやっとこれで軽減されると思うと嬉しいです。

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